Excel ha sido durante años una de las herramientas imprescindibles para gestionar una pequeña empresa. Es barato, flexible y prácticamente todo el mundo sabe utilizarlo.
El problema aparece cuando la empresa crece.
Más clientes, más facturas, más productos, más empleados, más proveedores y más información que controlar hacen que lo que antes era una solución sencilla termine convirtiéndose en una colección de archivos difíciles de mantener.
Es en ese momento cuando muchas pequeñas empresas empiezan a plantearse una pregunta:
¿Necesitamos un ERP para pequeñas empresas o podemos seguir trabajando con Excel?
La respuesta depende de cada negocio, pero existen algunas señales bastante claras de que Excel ha dejado de ser suficiente.
¿Qué es un ERP y para qué sirve en una pequeña empresa?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que permite centralizar y gestionar diferentes áreas de una empresa desde una misma plataforma.
En lugar de tener un archivo de Excel para los clientes, otro para las ventas, otro para el inventario y diferentes herramientas para la facturación, un ERP puede integrar toda esta información.
Dependiendo del sistema elegido, una empresa puede gestionar desde un mismo entorno:
Clientes y oportunidades comerciales.
Ventas y presupuestos.
Facturación.
Compras y proveedores.
Inventario y almacén.
Contabilidad.
Recursos humanos.
Proyectos.
Tareas y servicios.
Informes y análisis.
Por eso, un ERP para pequeñas empresas no tiene por qué ser una herramienta reservada a grandes compañías. De hecho, puede resultar especialmente útil para una pyme que empieza a tener dificultades para coordinar toda su información.
El problema no es Excel: es cómo estás utilizándolo
Conviene aclararlo: Excel no es malo.
Para determinadas tareas sigue siendo una herramienta excelente. El problema aparece cuando intentamos utilizarlo como si fuera un sistema de gestión empresarial completo.
Por ejemplo, una pequeña empresa puede empezar utilizando Excel para controlar sus ventas. Con 20 clientes y unas pocas operaciones al mes, probablemente funcione perfectamente.
Pero imaginemos que unos años después tiene 300 clientes, varios empleados, cientos de operaciones mensuales y un pequeño almacén.
Ahora aparecen preguntas como:
¿Cuál es el estado de cada pedido?
¿Quién modificó este dato?
¿Cuál es el stock real?
¿Qué facturas están pendientes de pago?
¿Cuánto hemos vendido este mes?
¿Qué clientes han comprado más?
¿Qué productos están a punto de agotarse?
¿Qué empleado está gestionando cada tarea?
Cuando para responder a cada pregunta hay que abrir diferentes archivos, comprobar fórmulas o pedir información a otra persona, probablemente ha llegado el momento de buscar una alternativa.
7 señales de que tu empresa necesita un ERP
1. Tienes demasiados archivos de Excel
Si cada departamento o empleado tiene sus propios archivos y empiezan a existir diferentes versiones de la misma información, aparece un problema importante: no existe una única fuente de información fiable.
Un ERP permite centralizar los datos para que las personas que necesitan acceder a ellos trabajen sobre la misma información.
2. Introduces los mismos datos varias veces
Este es uno de los síntomas más claros.
Por ejemplo, un cliente realiza un pedido y alguien tiene que introducir sus datos en Excel, después en el programa de facturación y posteriormente en otro sistema.
Cada vez que una persona tiene que copiar información manualmente existe una posibilidad de cometer un error.
Un buen software de gestión para pymes permite automatizar parte de estos procesos y evitar tareas repetitivas.
3. Dependes demasiado de una persona
¿Qué ocurre si la persona que lleva las ventas está de vacaciones?
¿O si quien controla el inventario está de baja?
Si solamente una persona sabe dónde están los archivos, cómo funcionan las hojas de cálculo y qué significa cada dato, la empresa tiene un problema de dependencia.
Un sistema centralizado permite que la información y los procesos no dependan exclusivamente de una persona.
4. No tienes una visión global del negocio
Una de las principales ventajas de los sistemas ERP para pymes es precisamente la posibilidad de conectar información de diferentes áreas.
Por ejemplo, una venta puede estar relacionada con un cliente, un producto, un pedido, una factura y un movimiento de inventario.
Cuando toda esa información está conectada, resulta mucho más sencillo obtener una visión global de la empresa.
5. Cometes errores por introducir datos manualmente
Una cifra incorrecta en una hoja de cálculo puede parecer un pequeño problema.
Pero si esa cifra termina afectando a una factura, un pedido, un informe de ventas o una decisión de compra, el problema puede crecer rápidamente.
La automatización no elimina todos los errores, pero sí reduce muchas de las tareas manuales que los provocan.
6. Cada vez necesitas más herramientas
Una herramienta para facturar. Otra para gestionar clientes. Otra para controlar el inventario. Excel para determinadas operaciones. Google Sheets para compartir información. WhatsApp para comunicarse internamente. Correo electrónico para enviar documentos.
Y, de repente, gestionar una pequeña empresa requiere recordar dónde está cada cosa.
Un ERP puede centralizar muchas de estas funciones en una única plataforma.
7. La empresa está creciendo
Probablemente esta sea la señal más importante.
Una pequeña empresa puede funcionar perfectamente con herramientas sencillas durante sus primeros años. No tiene sentido implantar un sistema complejo solamente porque "todas las empresas deberían tener un ERP".
Pero cuando el volumen de operaciones empieza a crecer, también crece la necesidad de organizar los procesos.
El objetivo no es sustituir Excel porque sí. El objetivo es disponer de herramientas que acompañen al crecimiento de la empresa.
No necesitas un ERP porque tu empresa sea grande
Necesitas un ERP cuando la forma en la que estás gestionando la empresa empieza a quedarse pequeña.
Puede ocurrir con cinco empleados o con cincuenta. Puede ocurrir después de diez años o después de dos. Y también puede ocurrir que todavía no necesites uno.
La pregunta correcta no es:
"¿Somos suficientemente grandes para tener un ERP?"
La pregunta correcta es:
"¿Estamos perdiendo tiempo, dinero o información porque nuestras herramientas actuales ya no son suficientes?"
Si la respuesta empieza a ser sí, probablemente merece la pena estudiar las alternativas.
Y si todavía puedes gestionar tu empresa perfectamente con Excel, tampoco hay ninguna medalla por instalar un ERP antes de tiempo.
¿Tu pyme ha llegado a ese punto?
En Odooable Solutions ayudamos a pequeñas y medianas empresas a analizar sus procesos y valorar si Odoo puede ser una solución adecuada para su negocio.
La implantación de un ERP no debería consistir simplemente en instalar un programa y entregar unas contraseñas.
Primero hay que entender cómo funciona la empresa, detectar qué procesos pueden mejorarse y decidir qué herramientas realmente aportan valor.
Si tu empresa está creciendo y Excel, hojas de cálculo y diferentes herramientas empiezan a quedarse cortas, quizá sea el momento de hablar de ERP.